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Plone: dalla semplice modulistica e carta stampata, alla modulistica on-line  - parte 2

Smettere con la carta: si può!

Oct 24, 2012

Plone: dalla semplice modulistica e carta stampata, alla modulistica on-line - parte 2

Continuiamo la nostra esplorazione di auslfe.formonline.pfgadapter mostrando ora alcuni esempi passo passo ed esplorando le altre funzionalità fornite

Nel precedente articolo abbiamo parlato della generazione di modulistica online con Plone; ora andiamo avanti proponendo qualche esempio di implementazione.

Si comincia

Il nostro Ente fittizio ha una regola: ogni nuovo dipendente, se necessita di una connessione Internet dal proprio computer, deve richiedere l'attivazione della stessa tramite un modulo (ah... la cara vecchia burocrazia).

Il form di generazione di questo documento si trova in un'area della nostra intranet, una sezione dell'ufficio IT pubblica ed accessibile a tutti.
Il form è stato generato dall'ufficio IT stesso chiedendo i pochi dati necessari.

Compilazione modulo

Questo PloneFormGen usa il nostro adattatore, configurato per salvare i dati in una cartella della sezione ("Archivio richieste") e per "leggere" l'e-mail del responsabile dell'utente che fa la richiesta dal campo "Indirizzo e-mail del mio responsabile".

Adattatore modulistica online (compilato)

Sì, avete capito bene!
L'integrazione di Plone con un organigramma aziendale è fattibile in vari modi ma la soluzione più semplice (che ha suggerito il cliente stesso) è che sia l'utente richiedente a indicare il proprio responsabile.
Questa è ovviamente una delle prima cose che potrebbe non piacervi del prodotto e che qualcuno potrebbe voler personalizzare; che possiamo dire… siete i benvenuti!
Ma lasciatemi dire che finora questo approccio ha funzionato molto bene (ora vedremo perché).

Questo stesso prodotto può essere usato (con form completamente diversi) per altre attività: richiesta delle ferie, prenotazione risorse, ...

Workflow e sicurezza

Cosa succede dopo?

Al salvataggio del form viene generato un nuovo tipo di contenuto di tipo "Modulistica Online", che non è altro che una copia della pagina Plone.
Da qui nasce il motivo per cui è lasciata libertà di selezionare che cosa generare: l'unico limite imposto è che il tipo di destinazione sia una qualche forma di documento (tecnicamente parlando: abbia il campo di testo "text").

CondivisioneL'utente che compila il form deve poi avere i diritti per generare quel contenuto all'interno della cartella di destinazione (nella quotidianità di Plone: deve essere "Contributore" nella cartella).

I dati inseriti nel form vengono quindi raccolti e riversati nel nuovo documento.
Il documento rispetta un workfklow specifico del prodotto ed è in uno stato privato, visibile solo all'autore della richiesta, e attende di essere inviato per l'approvazione (l'utente ha la libertà di modificare la richiesta, accedendo al campo di testo).

Modulo completato

Il nostro adattatore ha però intrapreso un'ultima azione prima di abbandonare definitivamente il campo: cercare l'utente con l'e-mail segnalata nel campo del proprio responsabile.
Se lo trova: assegna a quell'utente il ruolo di "Editor" nello specifico contesto del contenuto generato. Se non lo trova: riporta un errore e non permette di salvare il modulo.

Adattatore modulistica online: notificheIl responsabile riceve un'email (il cui testo è personalizzabile dalla configurazione dell'adattatore) che lo informa della presenza di un documento che attende la sua approvazione e il link per raggiungerlo in un click.

Il responsabile può modificare il contenuto, poi può approvare o rifiutare. Nel primo caso la palla passa all'evasore finale, nel secondo caso l'utente viene avvertito del rifiuto.

Chi è l'evasore finale?
E' la persona incaricata della chiusura della richiesta, in questo esempio è il membro dell'IT che si occupa di abilitare l'utente; anche lui può rifiutare o approvare la richiesta (con mail di notifica).
Come viene identificato?
L'evasore finale non è (obbligatoriamente) una singola persona ma spesso è un gruppo, e non è responsabile solo della richiesta specifica ma di tutte le richieste di attivazione Internet.
Per questo motivo usiamo semplicemente i ruoli locali di Plone, assegnando il ruolo di "Revisore" al gruppo interessato sulla cartella archivio.

La sicurezza del sistema è data dall'evasore finale. Se un utente tentasse di "fare il furbo" e auto-referenziarsi come responsabile di se stesso avrebbe due problemi:

  • il tutto viene tracciato dal sistema di wokflow di Plone (e questo spesso basta da sé)
  • l'approvatore finale avrebbe sotto gli occhi che chi ha approvato la richiesta è la persona stessa che l'ha fatta (o comunque un utente non qualificato).

Ovviamente tutto questo funziona perché il target del prodotto sono le aziende e gli enti di piccole o medie dimensioni.

Bye bye carta stampata.

Varianti

Il prodotto ha poi subìto un paio di evoluzioni che voglio solo accennare.

La prima (e più complessa): tramite il prodotto aggiuntivo auslfe.formonline.tokenaccess è possibile configurare il form in modo tale che

  • l'utente che effettua la richiesta possa essere un utente anonimo
  • l'approvatore della richiesta sia esso stesso un utente anonimo

Questo viene ottenuto inserendo nella mail inviata al responsabile uno speciale token segreto che fornisce temporaneamente i poteri di revisore all'utente.
Il token porta l'utente ad un form che permette di eseguire le azioni bi base sul modulo: approvare o rifiutare (magari con un commento alla modifica di workflow).

Form di approvazione anonima

Tutto questo è possibile perché vengono sfruttate le funzionalità date da collective.powertoken.

La seconda variante è una semplificazione del workflow a tre stadi descritto sopra. Ci possono essere alcune procedure aziendali molto semplici dove non è richiesto che un proprio responsabile approvi la richiesta prima di sottoporla all'evasore finale.

I due workflow (standard e semplice) possono coesistere installando in Plone il supporto per le politiche di workflow (CMFPlacefulWorkflow).

Conclusione

Che sia questo prodotto o un altro, ci tenevo a mostrare come con Plone è possibile semplificare i flussi documentali del vostro Ente o della vostra Azienda.

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